Delovni prostori prihodnosti

Globalna povezanost in konkurenca nam neizbežno vsiljujeta spremembe. Ker so tujci pripravljeni za manj delati več, se moramo prilagoditi. Prehajamo v storitveno ali celo informacijsko ekonomijo. Čas tovarn je mimo, prišel je čas pisarn. Kakšna so oz. naj bodo delovna mesta te nove ekonomije, da bomo lahko dobro delali?

Pridobivanje, procesiranje in distribucija informacij pomenijo dobršen del delavnika večine delovnih mest prihodnosti. V 20. stoletju je bila primarna optimizacija: kako postopek izboljšati, skrajšati, poenostaviti, poceniti. Danes pa smo soočeni z novo paradigmo. Ni več cilj poceniti in hitreje postreči obstoječi jedilnik, cilj je narediti novo jed. To pa zahteva kreativnost. Kakšna okolja jo omogočajo? Kreativnost se redkokdaj pojavi kot posledica nenadnega navdiha enega samega posameznika. Kreativnost v polju informacij ni skoraj nič drugačna kot v naravi; novosti nastanejo skozi evolucijo, skozi prekrivanje pogledov, znanj in sposobnosti posameznikov v ekipi. Za omogočanje kreativnosti torej potrebujemo prostor, kjer lahko prihaja do mreženja in hitre izmenjave idej, kjer lahko ljudje sproščeno in intuitivno preigravajo kompleksne vzorce in sete podatkov.

Včasih smo lahko delali v ločenih prostorih in se občasno srečevali na sestankih, kjer smo pokazali, kaj je kdo naredil, in uskladili delo. A ne več. Svet je prehiter, in nihče ne bo čakal na naš tedenski kolegij. Male izmenjave informacij med zaposlenimi, hitri nasveti glede konkretnih problemov, hitro opažanje in odpravljanje napak, vprašanja, zaklicana čez prostor – vse to je ključen element mreženja in izmenjave informacij, ki v popredalčkanem sistemu pisarn ni možna. Treba je prekiniti z razmišljanjem o delovnih mestih, pisarnah in številom ljudi v pisarnah, in začeti razmišljati o delovnem prostoru kot celoti.

Izhodišče je, da delamo skupaj, in se umaknemo iz skupine za nestandarden opravek, pa naj gre za srečanje s stranko, kratek sestanek ali osebni klic. Nova delovna mesta so tako večinoma skupna oz. oceanska in omogočajo komunikacijo. Namesto o delovnih mestih in pisarnah pri snovanju razporeditve razmišljamo o delovnem prostoru kot celoti ter o procesu, ki bo znotraj njega potekal, ne pa o tem, koliko miz in računalnikov bo šlo notri. Kajti za kreativnost in dobro delo je potrebno še kaj več kot samo miza, stol in računalnik.

Ne samo miza, stol in računalnik

Za informacijske delavce že dolgo velja, da potrebujejo samo mizo in računalnik. Vendar ni čisto tako. Delo z informacijami je ravno tako individualno kot delo v tovarni. Tako kot v tovarni avtomobilov ličar ne dobi vrtalnega stroja, ampak pištolo za barvanje, se tudi delovna mesta nove ekonomije strukturirajo glede tipologije dela. Od raziskovalcev, ki potrebujejo mir za svoje delo, prek organizatorjev, ki morajo biti povezani z vsemi, do trgovskih potnikov in tržnikov, ki jih morda veliko časa sploh ni v pisarni – delovni prostor mora biti na voljo in v korist vsem ter mora spodbujati pretok informacij med njimi. Poleg tega mora biti razporeditev fleksibilna, saj se lokacije posameznih zaposlenih v prostoru spreminjajo glede na oblikovanje projektnih skupin, čas, potrebe.

Odpiranje pisarn spodbuja zadrževanje zunaj delovnega mesta in s tem komunikacijo s sodelavci. Pomembno je torej, da pri snovanju delovnih prostorov vsaj toliko časa kot mizam in stolom posvetimo razmišljanju o prostorih, ki niso stalna delovna mesta, kajti ravno v nestandardnem polju se odvija največ komunikacije in kreativnosti.

Osnovni gradnik: človek

V dobi, ko štejejo ideje, lahko kdo, ki sedi na zofi in strmi v zrak, v tistem trenutku bolj koristi podjetju kot kdo, ki zavzeto tipka za računalnikom. Vsi, predvsem pa vodstvo, se morajo zavedati, da vidna produktivnost ni vse in da je dobro počutje zaposlenih bistvenega pomena. Ne gre samo za sproščeno in stimulativno delovno okolje, ampak za odnos do zaposlenih. Skrajni in najbolj znani primer je Google, kjer imajo zaposleni na voljo zastonj hrano najboljših kuharjev, fitnes, masažo, možnost dela od doma. Za mala podjetja in za postsocialistično miselnost je to prevelik in nepotreben strošek.

A razmislite, koliko vas stane letna karta za lokalni fitnes za deset zaposlenih, ki jo lahko lepo vodite kot upravičen strošek? Če bi znesek pretvorili v gotovinski bonus, bi bil smešen – morda sto evrov na leto. Stimulacija športa izboljša zdravje zaposlenih in posledično njihovo produktivnost. Podobno je s prehrano – dva evra na dan je nizka cena za razliko med najcenejšim dobaviteljem hrane in nekoliko kakovostnejšo prehrano, ki pripomore k boljšemu počutju in večji produktivnosti zaposlenih. Pretirana prisotnost je neproduktivna; mogoče je nekomu, ki je ravno končal pomemben projekt in je zgaran ali bolan, bolje podariti dopust, da si nabere energijo za nove izzive, kot pa ga še dva tedna gledati, kako s podočnjaki vegetira za računalnikom.

Na podlagi opisanih trendov je več proizvajalcev pisarniškega pohištva razvilo različne pohištvene sisteme, ki pa so vsi grajeni na podobnih izhodiščih.

Osnovno delovno mesto je nekaj tipov miz, ki se po potrebi razširijo s skladiščem za dokumente ali dodatno delovno površino. Z dodatnim umeščanjem pohištva se ustvarjajo različne gradacije zasebnosti, skladno z delovnim procesom.

Prvi korak so delovni otoki, kjer zaposleni zelo veliko komunicirajo med seboj. Tu ni pregrad ali ločnic. Sledijo delovna mesta, kjer je potrebna osnovna zasebnost. Tu je s pregradami in omarami do višine glave v sedečem položaju ustvarjena osnovna intima. Z večjimi omarami, ki segajo skoraj do stropa, so oddeljena mesta, ki imajo še večjo potrebo po zasebnosti. Večje omare lahko služijo tudi kot zvočna kulisa in zmanjšujejo hrup v prostoru.

Skrajna in najbolj redka ločnica so dejanske stene, ki so praviloma steklene. V teh prostorih so delovna mesta, ki so hrupna (telemarketing, delo s strankami). Tu je običajno tudi največji nesporazum; direktorji in vodje si običajno predstavljajo, da je oceanski sistem za »ovčice«, šef pa si zasluži svojo pisarno. A to je problematično. Če želimo, da skupni sistem funkcionira, ločeni prostor ne sme ostati privilegij – še posebej ne v malih podjetjih. Kajti če je ločeni prostor privilegij, je jasno, da je pisarna še vedno vrednota, kar je v nasprotju s filozofijo, ki naj bi jo sprejeli vsi zaposleni. Tako se ekipni duh ne more krepiti.

Poleg vseh delovnih mest so tu še nujni prostori za srečevanje in izmenjavo informacij. Hitri sestanki stoje, male dnevne sobe, prostori za izolacijo, kjer se lahko v miru po telefonu pomenite z domačimi, čajna kuhinja s prostorom za sestanke … Ob tem je treba poudariti, da novi pisarniški koncepti dejansko dosegajo večjo gostoto zaposlenih na enaki površini od klasičnih. Z odstranjevanjem hodnikov in pregrad se namreč sprosti veliko prostora. Sodobna pisarna je bolj prostorsko učinkovita in s tem cenejša od klasične, kljub vsem dodatnim prostorom za sproščanje, interakcijo in kreativnost, ki niso namenjeni delu v klasičnem pomenu te besede. Seveda je za konkretno zasnovo pisarniškega prostora treba pridobiti nasvet ali storitev arhitekta ali oblikovalca, ki se na ergonomijo delovnega mesta in organizacijo poslovnih procesov dobro spozna.

Nadzor in zloraba

Novi trendi imajo pomanjkljivosti tako iz perspektive delodajalca kot delojemalca. Zaposlene je predvsem strah skupnih delovnih prostorov, kjer bodo stalno pod nadzorom in pritiskom – če ne bodo zavzeto tipkali po računalniku, bodo takoj obtoženi lenarjenja, hkrati pa bo prostor poln trušča in se ne bo dalo delati. Delodajalci pa vidijo zofe, brezplačne karte za fitnes in izjavo »tudi če strmim v zrak, delam« kot nesmiselno porabo denarja. Na vsaki strani je malo resnice, a zaradi tega nista nič manj potrebni.

Dejstvo je, da neformalni nadzor sodelavcev v skupinskih pisarnah poveča produktivnost. Vendar, če je podjetje pravilno organizirano, zaposlenih ne bo nihče kritiziral, če se večkrat na dan za nekaj minut zadržijo v skupnih prostorih, se tam sprostijo in pogovorijo s sodelavci.

Sodobna pisarna ni samo delovno mesto, je delovni prostor, in delovna mesta brez skupnih prostorov ne naredijo stimulativnega okolja. Šef, ki se bo odločil samo za tisto, v čemer vidi oprijemljive koristi – torej skupna delovna mesta –, bo dobil osovraženi ameriški »cubicle« sistem ter temu primeren padec produktivnosti in pomanjkanje kreativnosti. Če je podjetje pravilno vodeno, bi morali tako delodajalci kot zaposleni imeti isti cilj: da je podjetje uspešno in da raste ter da imajo tako lastniki kot zaposleni od tega korist. Upajmo, da bo takih podjetij čim več.